Adjoint administratif/adjointe administrative aux finances

Effectuer la gestion de l'accueil et du service à la clientèle. Reçoit les visiteurs, répond aux appels téléphoniques, fournit les renseignements relevant de sa compétence et de l’accueil du citoyen et dirige les demandes vers les personnes ou services appropriés;
Recevoir, enregistrer et assurer le suivi des requêtes et des plaintes des citoyens dans les systèmes informatiques 
Collaborer avec les services municipaux afin d'assurer le traitement des plaintes et informer les citoyens de l'évolution des dossiers
Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier aux différents services municipaux ainsi que la gestion du classement et de l'archivage de la documentation selon les procédures établies
Procéder aux encaissements des différents revenus de la Ville, à l'enregistrement des paiements, à l'émission des reçus, au suivi des états de compte, à la préparation des dépôts, au balancement de la caisse ainsi qu'à la préparation et à la vérification de diverses factures et des bons de commandes
Fournir aux citoyens les renseignements relatifs à la facturation, aux comptes à recevoir, aux paiements et aux autres opérations administratives
Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires
Prendre des notes, mettre à jour divers documents et effectuer la mise en page des documents divers et en vérifier l’orthographe, la grammaire et la forme visuelle
Fournir des réponses et de l’aide aux citoyen à répondre à certaines questions à partir des politiques, de règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur et règle certains problèmes relevant de l’accueil de l’hôtel de ville. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes
Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités du service tout en contribuant aux réunions départementales ainsi qu’à la mise à jour des données de son service
Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation en collaboration avec les parties prenantes
Prendre les dispositions relatives aux calendriers de réservation de tous genre (équipement, infrastructure). Tenir à jour l’agenda des réservations et des contrats y étant associés
Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations
Utiliser divers systèmes informatisés de traitement de l’information, serveur informatique, outils de calcul, outils d’impression et de numérisation, télécopieur, etc.
Voir à la préparation, à la vérification et à la compilation de données nécessaires à la rédaction de rapport statistique.